V podnikání často potřebujeme urychlit konverzace a transakce se zákazníky.Ale některé konverzační zkratky by se prostě neměly používat.

Díky textu jsou dnes zkratky a zkratky běžnější než kdy jindy.Téměř vždy hledáme zkratku, ať už posíláme e-maily, chatujeme online, mluvíme se zákazníky nebo jim píšeme SMS.

Ve zkráceném jazyce však existují nebezpečí: V mnoha případech zákazníci a kolegové nemusí kratší verzi rozumět, což způsobuje nedorozumění a promarněné příležitosti k vytvoření skvělého zážitku.Zákazníci mohou mít pocit, že mluvíte nad nimi, pod nimi nebo kolem nich.

Na obchodní úrovni se „textová konverzace“ jeví jako neprofesionální téměř v každé situaci kromě přátelského žertování o mobilní telefony.

Ve skutečnosti může špatná písemná komunikace se zákazníky a kolegy dokonce ohrozit kariéru, zjistil průzkum Centra pro inovace talentů (CTI).(Poznámka: Když musíte použít zkratky, předchozí věta je příkladem toho, jak to udělat dobře. Při první zmínce uveďte celé jméno, zkratku vložte do závorek a zkratku používejte v celém zbytku psané zprávy.)

Takže pokud jde o komunikaci se zákazníky prostřednictvím jakéhokoli digitálního kanálu, zde je to, čemu se vyhnout:

Přísně textová řeč

S vývojem mobilních zařízení a textových zpráv se objevilo mnoho takzvaných slov.Oxfordský anglický slovník rozpoznal některé běžné textové zkratky jako LOL a OMG.Ale to neznamená, že jsou v pořádku pro účely obchodní komunikace.

Vyhněte se těmto nejčastěji používaným zkratkám v jakékoli elektronické komunikaci:

• BTW – „Mimochodem“
• LOL – „Smát se nahlas“
• U - "Ty"
• OMG - "Ach můj bože"
• THX – „Díky“

Poznámka: Protože FYI existovala v obchodní komunikaci dlouho před zasíláním textových zpráv, z velké části je to stále přijatelné.Kromě toho stačí napsat, co opravdu chcete říct.

Nejednoznačné termíny

Řekněte nebo napište ASAP a 99 % lidí pochopí, že máte na mysli „co nejdříve“.I když je jeho význam všeobecně chápán, ve skutečnosti znamená velmi málo.Názor jednoho člověka na ASAP je téměř vždy zcela odlišný od toho, kdo to slibuje.Zákazníci vždy očekávají, že ASAP bude rychlejší než to, co dokážete dodat.

Totéž platí pro EOD (end of day).Váš den může skončit mnohem dříve než den zákazníka.

Proto je třeba se vyhnout ASAP, EOD a těmto dalším nejednoznačným zkratkám: NLT (nejpozději) a LMK (dejte mi vědět).

Žargon společnosti a průmyslu

„ASP“ (průměrná prodejní cena) může být na vašem pracovišti stejně populární jako slova „přestávka na oběd“.Pro zákazníky to ale pravděpodobně nemá žádný význam.Jakýkoli žargon a zkratky, které jsou vám běžné – od popisů produktů až po orgány státního dozoru – jsou zákazníkům často cizí.

Při mluvení se vyvarujte používání žargonu.Při psaní je však v pořádku řídit se pravidlem, které jsme zmínili výše: Vyhláskujte to napoprvé, zkratku vložte do závorek a použijte zkratku, až ji zmíníte později.

Co dělat

Jazyk zkratek – zkratky, akronymy a žargon – v textových zprávách a e-mailech je v omezeném počtu situací v pořádku.Mějte na paměti tyto pokyny:

Pište jen to, co byste řekli nahlas.Přísahali byste, řekli LOL nebo sdíleli něco důvěrného nebo osobního s kolegy nebo zákazníky?Asi ne.Vyhněte se tedy i těmto věcem z písemné odborné komunikace.

Sledujte svůj tón.Můžete být přátelští se zákazníky, ale pravděpodobně nejste přátelé, takže nekomunikujte jako se starým kamarádem.Navíc by obchodní komunikace měla vždy znít profesionálně, i když je to mezi přáteli.

Nebojte se zavolat.Myšlenka textových zpráv a ve většině případů e-mailu?Stručnost.Pokud potřebujete předat více než jednu myšlenku nebo několik vět, pravděpodobně byste měli zavolat.

Nastavte očekávání.Dejte zákazníkům vědět, kdy od vás mohou očekávat textové a e-mailové odpovědi (tj. budete odpovídat o víkendech nebo mimo pracovní dobu?).

Zkopírujte z internetových zdrojů